חשבונית מס וקבלה מהטלפון
איך מפיקים קבלה או חשבונית מס מהטלפון ושולחים ללקוח ב-WhatsApp או במייל, מה צריך לדעת על מסמך דיגיטלי, ומתי עדיין מוסרים מקור מודפס.
עודכן לאחרונה:
למה להפיק מהטלפון
הרגע הנוח ביותר להפיק מסמך הוא כשהכסף מגיע: בסוף טיפול, אחרי משלוח, כשהלקוח מעביר ב-Bit. מי שמחכה לערב או לסוף החודש שוכח תשלומים, מתבלבל בתאריכים, ונאלץ לשחזר מי שילם מה.
הפקה מהטלפון פותרת את זה: מפיקים במקום, והלקוח מקבל את המסמך לפני שהוא יוצא מהדלת.
קודם כול: איזה מסמך
הסוג תלוי בעסק, לא במכשיר:
- עוסק פטור מפיק קבלה על כל תשלום. לא חשבונית מס.
- עוסק מורשה וחברה מפיקים חשבונית מס או חשבונית מס/קבלה: חשבונית מס כשהלקוח ישלם אחר כך, וחשבונית מס/קבלה כשהוא משלם עכשיו.
צעד אחר צעד
- בוחרים את סוג המסמך.
- בוחרים לקוח קיים או מוסיפים חדש. ללקוח עסקי כדאי להזין את מספר העוסק שלו כבר עכשיו.
- מוסיפים סעיף: על מה התשלום, כמות ומחיר.
- ברגע שיש תשלום, מסמנים את אמצעי התשלום: מזומן, העברה, אשראי, צ'ק, Bit או PayBox.
- מפיקים, ושולחים ללקוח.
תוכנה רשומה ברשות המסים דואגת לבד למספור הרץ, לתאריך ולפרטי העסק. לא צריך לזכור מה היה המספר האחרון.
מסמך דיגיטלי: מה חשוב לדעת
מסמך ששולחים ללקוח במייל, ב-WhatsApp או בקישור הוא מסמך ממוחשב. כדי שייחשב מקור, הוראות ניהול פנקסים (הוראה 18ב) דורשות בין השאר:
- חתימה אלקטרונית מאובטחת של העסק על המסמך.
- הסכמה של הלקוח לקבל מסמכים בדרך דיגיטלית.
- הודעה לפקיד השומה שהעסק מפיק ושולח מסמכים ממוחשבים. זו חובה של העסק, פעם אחת.
לקוח עסקי וסכום גבוה
חשבונית מס ללקוח עוסק מורשה, מעל הסף שבתוקף, צריכה מספר הקצאה מרשות המסים. בתוכנה שמחוברת לרשות, המספר מתבקש בזמן ההפקה, גם מהטלפון. בלי חיבור, מבקשים אותו באתר הרשות ומקלידים.
טעיתי בהפקה מהטלפון
אותו כלל כמו במחשב: מסמך שהופק לא עורכים ולא מוחקים. קבלה מבטלים, וחשבונית מס מתקנים בחשבונית זיכוי. ההסבר המלא במדריך איך מבטלים קבלה או חשבונית.
כמה הרגלים שחוסכים זמן
- מוצרים ושירותים קבועים: שומרים אותם פעם אחת, ובהפקה בוחרים מהרשימה במקום להקליד.
- לקוחות חוזרים: הפרטים נשמרים, כולל מספר העוסק והטלפון לשליחה.
- אותו חשבון בכל מכשיר: מה שהופק בטלפון מופיע מיד במחשב, וגם אצל רו"ח.