ניהול הוצאות וקליטת חשבוניות מהמייל
הוצאות עם מסמך מקור, החלק המוכר למס ומע"מ התשומות לפי הכללים, וחשבוניות ספקים שנקלטות מהמייל ומחכות לאישור. מה כלול בכל מסלול.
פותחים חשבון בחינם בלי כרטיס אשראי
עודכן לאחרונה:
למה לרשום הוצאות בכלל
כל הוצאה של העסק שמוכרת למס מקטינה את ההכנסה החייבת. אצל עוסק מורשה וחברה, מע"מ ששולם לספק מקטין את המע"מ שמשלמים לרשות. אבל בלי מסמך מקור אין ניכוי, ורו"ח ישאל על כל הוצאה שאין לה חשבונית. מה מוכר ובאיזה שיעור מוסבר במדריך אילו הוצאות מוכרות לעצמאי.
הוצאות בביזבייס: המסלול הבסיסי
במסלול הבסיסי (29 ש"ח לחודש) רושמים כל הוצאה עם המסמך שלה:
- מסמך מקור לכל הוצאה: צילום מהטלפון או קובץ PDF, שנשמר עם ההוצאה.
- החלק המוכר ומע"מ התשומות לפי הקטגוריה: לכל קטגוריה יש כללים. לדוגמה, ברכב פרטי מוכרים 45% מההוצאות ו-2/3 מהמע"מ. עוסק פטור לא מנכה מע"מ, והמערכת יודעת את זה.
- בדיקת כפילויות: אותו ספק ומספר, אותו קובץ, או אותו סכום בהפרש של כמה ימים: המערכת שואלת לפני שרושמים פעמיים.
- בדיקת חשבונית ספק: בעסק שמחובר לרשות המסים, חשבונית עם מספר הקצאה נבדקת מול מה שרשום ברשות לפני שמנכים את המע"מ.
- שיוך לפרויקט או ללקוח, כדי לראות כמה נשאר מכל עבודה.
- ציוד לשנים נכנס לרשימת הרכוש הקבוע, עם פחת שנתי.
ההוצאות נכנסות לבד לדוח המע"מ ולמקדמות ולתיק לרואה החשבון.
קליטת חשבוניות מהמייל: המסלול הפרימיום
רוב חשבוניות הספקים מגיעות היום במייל. במקום להוריד, לשמור ולהקליד, הן נכנסות לביזבייס לבד:
- כתובת מייל לעסק: מעבירים אליה חשבוניות ספקים, או מגדירים מסנן Gmail מוכן שמעביר אותן אוטומטית.
- גם מהטלפון: משתפים חשבונית מ-WhatsApp, מהמייל או מהקבצים, או מצלמים קבלה מנייר.
- הכל מחכה לאישור: כל מסמך שנקלט מופיע בתיבת ההוצאות. בודקים, מסמנים "עסקי" או "פרטי", ומאשרים. שום דבר לא נרשם בספרים בלי אישור.
במסלול הפרימיום כלול גם זיהוי אוטומטי (AI) שממלא ספק, מספר עוסק, סכום, מע"מ וקטגוריה, ומציע לשייך את ההוצאה לעבודה. הזיהוי נפתח לעסקים בהדרגה. עד שהוא פעיל אצלכם, ממלאים את הפרטים ביד מתוך המסמך שכבר נקלט, וכל השאר עובד אותו דבר.
עוד בפרימיום: השוואה בין החשבוניות שספקים דיווחו לרשות המסים עם העסק כלקוח לבין ההוצאות שנרשמו, כדי לראות מה חסר.
מצטרפים באמצע השנה
מעבירים פעם אחת את חשבוניות הספקים מתחילת שנת המס לכתובת של העסק, ומאשרים אותן בתיבה. התיק מסודר מהיום הראשון. עוברים מתוכנה אחרת? ראו עוברים לביזבייס.
כמה זמן שומרים
מסמכי הוצאות שומרים שנים. ביזבייס שומרת את הקובץ המקורי עם ההוצאה, ואפשר לייצא הכל בכל רגע. הכללים במדריך כמה שנים שומרים קבלות וחשבוניות.
שאלות נפוצות
אפשר לרשום הוצאות במסלול החינמי?
רישום הוצאות הוא חלק מהמסלול הבסיסי. במסלול החינמי מפיקים מסמכים ללקוחות, בלי הגבלה. עסק חדש מקבל 30 ימים של פרימיום מלא, כדי לנסות גם את ההוצאות.
חשבונית שנכנסת מהמייל נרשמת לבד בספרים?
לא. היא מחכה בתיבת ההוצאות עד שאתם בודקים ומאשרים. אפשר גם לסמן אותה כפרטית, והיא לא נכנסת לספרים.
מה עם קבלות מנייר?
מצלמים אותן בטלפון ומעלים, והן נשמרות עם ההוצאה כמו כל מסמך אחר.
רואה החשבון שלי יכול לראות את ההוצאות?
כן. מזמינים אותו לעסק עם ההרשאה שבחרתם, או שולחים לו תיק מסודר עם ההוצאות לפי סעיף.