תוכנה לקבלות בחינם: על מה לשים לב
רשימת בדיקה ניטרלית לבחירת תוכנה חינמית לקבלות וחשבוניות: רישום ברשות המסים, מגבלות במסלול החינמי, מספרי הקצאה, ייצוא, שמירה ומה עולה כסף.
עודכן לאחרונה:
למה בכלל צריך תוכנה
קבלות אפשר לכתוב גם בפנקס. אבל ברגע שרוצים לשלוח מסמכים ללקוחות במייל או ב-WhatsApp, לבקש מספרי הקצאה, ולמסור לרו"ח תיק מסודר, תוכנה חוסכת הרבה עבודה וטעויות. השאלה היא איזו.
"חינם" יכול להיות דברים שונים מאוד. הרשימה כאן עוזרת להשוות בין תוכנות לפי מה שחשוב באמת, בלי קשר לשם.
1. רישום ברשות המסים
תוכנה שמפיקה מסמכים ממוחשבים צריכה להיות רשומה ברשות המסים. הרישום מראה שהתוכנה עומדת בדרישות ניהול הספרים: מספור רציף, מסמך שלא נערך אחרי ההפקה, ייצוא קובץ במבנה אחיד ועוד.
- שואלים מה מספר תעודת הרישום של התוכנה.
- שמים לב לניסוח: התוכנה רשומה ברשות המסים. ניסוח שמרמז שהרשות ממליצה על התוכנה או עומדת מאחוריה לא מתאר את הרישום.
2. מה בדיוק חינם
| שאלה | למה זה חשוב |
|---|---|
| כמה מסמכים בחודש? | יש מסלולים חינמיים עם מכסה חודשית. עסק שגדל נתקע באמצע החודש |
| אילו סוגי מסמכים? | יש מסלולים שכוללים רק קבלות, ולא חשבונית מס או זיכוי |
| לכמה זמן? | "חינם לחודש" הוא תקופת ניסיון, לא מסלול חינמי |
| צריך כרטיס אשראי? | ניסיון שמתחדש לבד לתשלום דורש לזכור לבטל |
3. מה שהחוק דורש, כלול?
כדאי לבדוק שהדברים שהעסק חייב בהם לא נמצאים מאחורי תשלום:
- מספרי הקצאה לחשבוניות מס מעל הסף.
- קובץ במבנה אחיד, שרשות המסים או רו"ח יכולים לבקש.
- חתימה אלקטרונית על מסמכים שנשלחים בדיגיטל.
4. לצאת בלי להיתקע
תוכנה טובה לא נועלת אתכם בפנים:
- אפשר לייצא את כל הנתונים בכל רגע, גם במסלול החינמי.
- אפשר לייבא נתונים מתוכנה קודמת באמצע שנה, ולהמשיך את המספור.
- מה קורה למסמכים אם מפסיקים להשתמש בתוכנה. המסמכים צריכים להישמר שנים, כפי שמוסבר במדריך כמה שנים שומרים קבלות וחשבוניות.
5. מה עולה כסף, ומתי
כמעט לכל תוכנה חינמית יש מסלול בתשלום. זה בסדר, כל עוד ברור מראש:
- אילו יכולות בתשלום: למשל לוגו על המסמכים, הוצאות, מע"מ, או חיבור לרו"ח.
- אם המחיר כולל מע"מ או שהוא מתווסף.
- מה קורה כשתקופת הניסיון נגמרת: חוזרים לחינם, או מתחילים לשלם.
- איך מבטלים, והאם אפשר לבטל בלי שיחת טלפון.
6. בשימוש יומיומי
- הפקה מהטלפון, לא רק מהמחשב. ראו חשבונית מס וקבלה מהטלפון.
- שליחה ללקוח ב-WhatsApp, במייל או בקישור.
- ממשק ותמיכה בעברית, ודרך פשוטה לפנות כשמשהו לא ברור.
- הרשאה לרו"ח לצפות בספרים, בלי לשלוח קבצים הלוך ושוב.
בקיצור
לפני שבוחרים, כדאי להפיק בתוכנה מסמך ניסיון אחד, לבדוק איך הוא נראה אצל הלקוח, ולקרוא את דף המחירים עד הסוף. עשר דקות של בדיקה חוסכות מעבר בין תוכנות באמצע שנה.