המדריך המלא

הרשמה: מי אתם ומה שואלים אתכם

השאלה הראשונה, השאלון לפי סוג העסק, הצעדים שאפשר להשלים אחר כך, והמדריך הקצר.

השאלה הראשונה

• עסק: מספר עוסק או ח"פ, סוג העסק, שם וכתובת. מספר של חברה, שותפות או עמותה ממלא לבד את הסוג, השם והכתובת מרשם התאגידים.
• עסק ושכיר: אותו שאלון, ונשמר שיש לכם גם משכורת. ההסברים על מקדמות, דוח שנתי וביטוח לאומי מתאימים את עצמם.
• עמותה: עד שהתמיכה בעמותות תיפתח (קבלות על תרומות לפי סעיף 46 מחייבות רישום נוסף) אפשר לבקש שנודיע לכם, ובינתיים להמשיך כעסק.
• מייצג (רו"ח או יועץ מס): לא נפתח עסק. ממשיכים לפתיחת משרד עם מספר רישיון, והרישיון נבדק לפני שרואים נתון של לקוח.
• שכיר בלבד: לא נפתח עסק, והבחירה נשמרת בחשבון. כל כניסה פותחת את בדיקת החזר המס, ואפשר לפתוח עסק בכל רגע מ"החשבון שלי".

מי שהוזמן

• מי שבעל עסק הזמין לצוות, או שהוזמן למשרד רו"ח, לא עונה על שאלות של הקמת עסק. אחרי אישור התנאים הוא עובר את המדריך הקצר ונכנס.

מה חובה

• רק מה שמופיע על כל מסמך: שם העסק, מספר עוסק או ח"פ וכתובת. האימייל נלקח מהחשבון, ו"הפקתם כבר מסמכים?" הוא לחיצה אחת שמתחילה ב"לא" (בשביל המספור).
• כל השאר (טלפון, מיקוד, תחום, עובדים, מסלול מס, ניכוי במקור) ב"פרטים נוספים (לא חובה)", או אחר כך בפרופיל העסק.

כמה מסכים עד שנכנסים

• עסק: השאלה הראשונה, פרטי העסק והמדריך הקצר. שלושה מסכים, ופס התקדמות מראה כמה נשארו.
• במכשיר עם Face ID או טביעת אצבע מתווסף מסך אחד: אבטחת החשבון בלחיצה. אפשר "אשלים אחר כך".
• מייצג או שכיר בלבד: השאלה הראשונה והמדריך הקצר.
• בכל מסך אחרי השאלה הראשונה יש "הקודם". הבחירה במייצג או בשכיר בלבד נשמרת רק בסוף המדריך הקצר, כך שאפשר לחזור ולבחור אחרת.

מה מחכה אחרי הכניסה

• החיבור לרשות המסים, איך הלקוחות משלמים, מע"מ ומקדמות, לוגו וחתימה, תיק הניכויים, התראות לטלפון ורו"ח.
• כולם ב"המלצות לעסק שלך", עם קישור למקום שבו משלימים. בבית יש שורה שמובילה לשם, ואפשר לדלג על כל המלצה.

המדריך הקצר

• בסוף ההרשמה, פעם אחת, מסך אחד: מה אנחנו עושים בשבילכם ומה עושים קודם. משתמש קיים לא עובר אותו שוב.
• בסופו "כניסה למערכת", או המדריך המלא.
• שני המדריכים זמינים תמיד: בסימן השאלה שבראש כל מסך, בתפריט תחת "מנוי ועזרה", ובלשונית "העסק".

הבית, הכסף והמלצות לעסק שלך

מה רואים בכל לשונית, ומה מחכה לפעולה שלכם.

ארבע לשוניות

• בית: מספר אחד גדול, הדבר הבא לעשות, פעולות מהירות, ומה מחכה לכם: שאלות, מה להגיש, כסף ומשימות.
• מסמכים: מסמכים, לקוחות ופרויקטים. כסף: מה נכנס ויוצא, מה להגיש ומה עובר לרו"ח, ודוחות עם גרפים ונתוני השנה. העסק: הפרטים, ההגדרות, החיבורים, הצוות והעזרה.
• במחשב התפריט בצד מציג את אותן ארבע לשוניות, באותם שמות ובאותו סדר.

המלצות לעסק שלך

• כל מה שעוד כדאי להגדיר, לפי סוג העסק: אבטחה, רשות המסים, תשלומים, מע"מ ומקדמות, מספור, לוגו, מכתב לפקיד השומה, רו"ח ועוד. לכל המלצה קישור למקום שבו משלימים.
• מה שדילגתם עליו בהרשמה מחכה כאן. צעד שהושלם יורד מהרשימה, ואפשר לדלג על כל המלצה (הדילוג נשמר במכשיר).
• בבית מופיעות גם המלצות מהספרים עצמם: מועד קרוב, חשבוניות באיחור, הצעות בלי תשובה, הוצאות בלי מסמך, תקרת מחזור ולקוח קבוע בלי חשבונית חוזרת. אלה הצעות, לא ייעוץ מס.

קבלות, חשבוניות ומה ההבדל

איזה מסמך מפיקים, מתי, ומה קורה אחרי ההפקה.

סוגי המסמכים

• קבלה: מאשרת שקיבלתם כסף. עוסק פטור מפיק רק קבלות.
• חשבונית מס: מסמך חיוב לעוסק מורשה ולחברה, עם מע"מ. הלקוח ישלם אחר כך, וכשהתשלום מגיע מפיקים עליו קבלה.
• חשבונית מס / קבלה: חיוב ותשלום יחד, כשהלקוח משלם מיד.
• חשבון עסקה: דרישת תשלום שאינה מסמך מס. כשהתשלום מגיע מפיקים חשבונית מס / קבלה.
• תעודת זיכוי: מבטלת חשבונית, כולה או חלק ממנה.

קבלה אחת על כמה חשבוניות

• בהפקת קבלה מופיעות החשבוניות הפתוחות של הלקוח, מהוותיקה לחדשה. מסמנים, או מזינים את הסכום שהתקבל והוא מתחלק לבד. האחרונה יכולה להיות חלקית.
• הקבלה מפרטת אילו חשבוניות היא משלמת, והחשבונית מציגה את הקבלות ששילמו אותה. ביטול קבלה פותח את החשבוניות מחדש.

מטבע חוץ

• אפשר להפיק מסמך הכנסה בדולר, אירו, לירה שטרלינג ועוד. השער היציג של בנק ישראל ליום המסמך מוצג בטופס, אפשר להזין שער אחר, והשער ננעל בהפקה.
• הספרים, המע"מ והמבנה האחיד נשארים בשקלים. הפרשי שער בין חשבונית לקבלה נרשמים בספרים.

אחרי ההפקה

• מסמך שהופק לא נערך ולא נמחק. כך דורשות הוראות ניהול פנקסים. טעות מתקנים בזיכוי או בביטול, וההיסטוריה נשמרת.
• המספור רץ לכל סוג מסמך, ומספר לא חוזר באותה שנת מס.
• כל מסמך נשמר בארכיון חתום, ואפשר לשלוח אותו ללקוח בוואטסאפ, במייל או בקישור.

מספר הקצאה

• חשבונית מס לעסק מזוהה מעל סכום הסף צריכה מספר הקצאה מרשות המסים, אחרת הלקוח לא יוכל לנכות את המע"מ.
• כשהעסק מחובר לרשות המסים, המערכת מבקשת את המספר לבד בזמן ההפקה. בלי חיבור מקלידים מספר שהתקבל באתר הרשות.
• חשבוניות שהופקו בלי מספר (למשל כשהלקוח ביקש אחרי ההפקה) משלימים יחד, עד 100 בבקשה אחת, בהגדרות ← רשות המסים.

חשבונית שרשות המסים עיכבה

• לפעמים הרשות לא נותנת מספר מיד ומעכבת את החשבונית. היא נשמרת כטיוטה, בלי מספר, ולא נשלחת ללקוח.
• במסך החשבונית בוחרים איך להמשיך: להפיק בלי מספר הקצאה (עם המשפט "אין לנכות מס תשומות בגין חשבונית זו"), לבטל, או לבקש שימוע. כל בחירה באישור מפורש ונרשמת.
• עד שנשלח ביטול אי אפשר לשנות בה לקוח או סכומים, וגם לא למחוק אותה.

הצעת מחיר, הזמנה וחשבונית

מהצעה ועד תשלום, בלי להקליד פעמיים.

הדרך

• הצעת מחיר אינה מסמך מס: אפשר לערוך אותה ולהוציא גרסה חדשה.
• הלקוח מאשר בקישור, והאישור נקשר לגרסה שהוא ראה. ההצעה הופכת להזמנה, וממנה מפיקים חשבונית או חשבון עסקה בלחיצה, עם אותן שורות ואותם תנאי תשלום.
• הנחה על המסמך עוברת הלאה, והסכום הסופי הוא אחרי ההנחה.

פרויקט מההצעה

• כל הצעה שאושרה יכולה להפוך לפרויקט: מה סוכם, מה חויב, שעות והוצאות, ורווח.

לקוחות וחובות (במסלול בסיסי)

כרטיס לכל לקוח, מי חייב לכם, ותזכורת בלחיצה.

כרטיס לקוח

• כל המסמכים, התשלומים והיתרה של הלקוח במקום אחד. לקוח חדש נשמר מטופס המסמך לפעם הבאה.

חובות לקוחות

• מי חייב, כמה ומאיזה תאריך, לפי מועד התשלום בכל חשבונית. קבלה על כמה חשבוניות מתחלקת ביניהן.
• תזכורת ללקוח בוואטסאפ או במייל, עם קישור למסמך. שום תזכורת לא נשלחת בלי לחיצה שלכם.

תשלום על חשבון ופריסת תשלומים

• קבלה (גם של עוסק פטור) יכולה להירשם כתשלום על חשבון עסקה או הזמנה של אותו לקוח. במסך המסמך רואים מה שולם, באילו קבלות ומה נשאר.
• אפשר לקבוע פריסה: תשלומים שווים מתאריך מסוים, והמערכת מראה כמה שולם מכל אחד. כשמגיע מועד של תשלום מקבלים התראה, ותזכורת ללקוח יוצאת רק כשאתם שולחים אותה.
• המסמך עצמו לא משתנה. הפריסה נשמרת לידו, ואפשר לשנות אותה כל עוד הוא פתוח.

קבלת תשלומים (במסלול בסיסי)

חשבון בנק, ביט ו-PayBox על כל מסמך, בלי עמלה שלנו.

איך זה עובד

• מגדירים פעם אחת חשבון בנק, טלפון לביט או קישור PayBox. הם מופיעים על מסמך שעוד לא שולם, והלקוח משלם ישירות לעסק.
• הכסף לא עובר דרכנו. כשהתשלום מגיע מפיקים קבלה.
• רק בעלים משנה את פרטי הבנק, באישור במכשיר. החלפה של פרטים קיימים נכנסת לתוקף אחרי 24 שעות, וכל הבעלים מקבלים מייל ויכולים לבטל.

קבלה אוטומטית מתשלום (במסלול פרימיום)

תשלום שאושר אצל ספק התשלומים הופך לקבלה בעצמו.

איך זה עובד

• מחברים ספק תשלומים: Stripe, PayPal, פלטפורמת מכירה או מערכת אחרת דרך ממשק API. כל ספק מקבל כתובת משלו להעתקה, עם הוראות קצרות.
• רק תשלום שהספק אישר שעבר יוצר מסמך. תשלום ממתין או שנכשל לא יוצר כלום, ותשלום שמגיע פעמיים יוצר מסמך אחד.
• עוסק פטור מקבל קבלה. עוסק מורשה וחברה מקבלים חשבונית מס/קבלה. תשלום מלקוח בחו"ל נשמר כטיוטה, כדי לבחור אם חל מע"מ בשיעור אפס.
• מכירה דרך פלטפורמה שמוכרת בשמה ומעבירה לכם את הכסף (Merchant of Record): פעם ביום בודקים את ההעברות, ועל כל העברה חדשה מפיקים קבלה אחת לפלטפורמה, על הסכום שהגיע.
• החזר כספי לא יוצר מסמך: מקבלים התראה ומחליטים אם לבטל או להפיק זיכוי.

מוצרים, שירותים ומלאי

מחירון אחד לכל המסמכים.

איך זה עובד

• מוצר או שירות שמור נבחר בטופס המסמך עם המחיר שלו.
• במוצר עם מלאי, הכמות יורדת עם כל מסמך, ואפשר לראות מה נמכר ומה נשאר.

הוצאות וקליטת חשבוניות ספקים (במסלול בסיסי)

איך הוצאה נכנסת לספרים, מה מוכר למס, ומה עושה הקליטה האוטומטית.

הוצאה בספרים

• כל הוצאה נרשמת עם מסמך הספק. בלי מסמך אין ניכוי, ורו"ח ישאל עליה.
• לכל קטגוריה יש כללים: כמה מוכר למס הכנסה וכמה מע"מ אפשר לנכות. לדוגמה, ברכב פרטי מוכרים 45% מההוצאות ו-2/3 מהמע"מ.
• עוסק פטור לא מנכה מע"מ. במסלול עסק זעיר ההוצאות לא משפיעות על המס (ניכוי קבוע של 30%), אבל עוזרות לראות רווחיות, ואת המסמכים שמקבלים צריך לשמור.

קליטה אוטומטית

• מעבירים חשבוניות ספקים לכתובת המייל של העסק, מעלים צילום, או משתפים מהטלפון (וואטסאפ, מייל, קבצים). מסנן Gmail מעביר אותן לבד, וגם תלושים ודוחות שכר כשיש עובדים.
• זיהוי אוטומטי (AI) ממלא ספק, מספר עוסק, סכום, מע"מ וקטגוריה. בודקים ומאשרים: "עסקי" או "פרטי". שום דבר לא נרשם בלי אישור.
• המערכת בודקת אם המסמך כבר רשום (אותו ספק ומספר, אותו קובץ, או אותו סכום בהפרש של עד 3 ימים) ושואלת לפני שרושמים פעמיים.

בדיקה מול רשות המסים

• בהוצאה עם מספר הקצאה, בעסק שמחובר לרשות: השוואה של הספק, הסכומים והתאריך למה שרשום ברשות, וחיפוש מספר הקצאה להוצאה מעל הסף.
• במסך המע"מ: "חשבוניות שספקים דיווחו" מול ההוצאות שנרשמו, כדי לראות מה חסר.
• זה מידע בלבד: הבדיקה לא חוסמת שמירה של הוצאה.

שיוך

• כל הוצאה אפשר לשייך לפרויקט, להצעה, להזמנה או למוצר, גם אחרי שנרשמה. הרווחיות מתעדכנת לבד.
• ציוד שנרכש נכנס לרשימת הרכוש הקבוע, ומשם לפחת.

מה מגישים לרשויות, לפי סוג העסק (במסלול בסיסי)

מע"מ, מקדמות, דוח שנתי והצהרות: מי חייב במה ומתי.

עוסק פטור

• לא גובה מע"מ ולא מגיש דוחות מע"מ תקופתיים.
• עד 31 בינואר: הצהרה שנתית למע"מ על המחזור של השנה הקודמת.
• תקרת המחזור מתעדכנת כל שנה. המערכת מתריעה כשמתקרבים אליה, ומובילה למעבר לעוסק מורשה.

עוסק מורשה וחברה

• דוח מע"מ לכל תקופה (חודשית או דו-חודשית) עד ה-15 בחודש שאחריה. בדיווח ותשלום מקוונים בדרך כלל עד ה-19, ובדוח מפורט עד ה-23. כשהמועד חל ביום מנוחה או בחג הוא נדחה: ראו את הלוח הרשמי.
• מי שחייב בדוח מפורט (PCN874) מגיש גם אותו. המערכת מכינה את הקובץ.
• בעסק מחובר: "בדיקה מול רשות המסים" במסך המע"מ שולחת את הדוח המפורט לבדיקה בלבד, ומציגה את השגיאות לכל רשומה. זו לא הגשה.
• חודשי או דו-חודשי, כפי שנקבע לכם במע"מ: ב"העסק" ← "מע"מ ומקדמות". אחרי שדווחה תקופה השנה, אי אפשר לשנות כאן באמצע השנה.

מס הכנסה

• מקדמות לפי השיעור שקבע פקיד השומה. המערכת מחשבת לפי המחזור ושומרת מה שולם.
• עצמאי מגיש דוח שנתי. בעל עסק זעיר מגיש דוח מקוצר ועושה תיאום מס שנתי.
• עסק עם עובדים: 102 כל חודש, ו-126 ו-106 פעם בשנה. עסק שמנכה מס במקור מספקים: 102 ו-856.

"מה צריך להגיש"

• כל דיווח עם המועד שלו, הסכומים מהספרים ומדריך הגשה צעד אחר צעד.
• בכל דיווח שהתקופה שלו הסתיימה: "הוגש" או "הגישו עבורי", ונרשם מי הגיש. תקופת מע"מ שסומנה ננעלת.
• דיווחים על תקופות שהסתיימו לפני פתיחת העסק לא מוצגים.

מה המערכת שולחת ומה מגישים בעצמכם

• חלק מהדיווחים משודרים מביזבייס לרשות המסים, חלק מוכנים להגשה ידנית, וחלק עוד לא נתמכים. הרשימה המלאה, לפי העסק שלכם, בדף "מה משודר לרשות המסים".

מכתב לפקיד השומה

הודעה על משלוח מסמכים ממוחשבים ועל מקום מערכת החשבונות.

מה זה

• מכתב מוכן עם פרטי העסק: הודעה על משלוח מסמכים ממוחשבים ללקוחות (הוראה 18ב(ב) להוראות ניהול פנקסים) ועל מקום מערכת החשבונות והגיבוי (הוראה 25).
• משלימים את פקיד השומה ואת התאריך, מדפיסים ושולחים בדואר רשום לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון. שומרים את אישור המשלוח.
• כדאי שרו"ח יעבור עליו לפני השליחה. ב"המלצות לעסק שלך" מסמנים "נשלח", והוא יורד מהרשימה.

מה משודר לרשות המסים

כל דיווח: מי מגיש אותו, ואם ביזבייס משדרת, מכינה, או עוד לא תומכת.

שלושה מצבים

• משודר אוטומטית: ביזבייס שולחת לרשות המסים דרך החיבור, למשל מספרי הקצאה, קובץ במבנה אחיד וקבלות על תרומות.
• מוכן להגשה ידנית: הסכומים או הקובץ מוכנים מהספרים, ומגישים באתר הרשות.
• לא נתמך עדיין: המערכת מזכירה את המועד, וההגשה נעשית מחוץ לביזבייס.

לבעל העסק ולרו"ח

• דוחות מע"מ, מקדמות ו-102 יכולים להיות משודרים על ידי רו"ח מהפורטל, דרך החיבור של המשרד כמייצג, אחרי אישור של איש מקצוע מאומת.
• הדף מציג רק את מה שחל על העסק שלכם, ואפשר לעבור ל"הכול".

החיבור לרשות המסים

כניסה אחת באתר הרשות, ומספרי הקצאה וקובץ במבנה אחיד עוברים לבד.

החיבור

• מתחברים פעם אחת באתר רשות המסים, עם מי שמורשה לפעול בשם העסק. החיבור מבקש בבת אחת את ההרשאות של כל השירותים.
• לפני החיבור צריך אימות דו-שלבי בחשבון. זו דרישה של רשות המסים. אפשר להתחבר כבר בהרשמה, או אחר כך ב"העסק" ← "רשות המסים".
• באתר ההזדהות נפתחת בחלון משלה, ובאפליקציה בחלון שעולה מעל האפליקציה. בסיום חוזרים מחוברים, בלי כניסה מחדש.
• ההזדהות מתחדשת אחת ל-3 חודשים. ניתוק בלחיצה, ואחריו המערכת לא פונה לרשות בשם העסק.

מה עובר בחיבור

• מספרי הקצאה לחשבוניות מס מעל הסף, בזמן ההפקה.
• קובץ במבנה אחיד: בעסק מחובר, הפקת הקובץ משדרת אותו מיד. לכל הפקה רואים מצב: ממתין, שודר, נקלט, נדחה עם הסיבה, או נכשל. כשל טכני נשלח שוב לבד, ודחייה של הרשות לא.
• לשידור הקובץ במבנה אחיד הרשות דורשת גם התחברות יומית נפרדת. מבקשים אותה במסך הקובץ במבנה אחיד, כשמשדרים.
• בעמותה שהפעילה קבלות על תרומות: הדיווח על כל קבלה וביטול.

אבטחה

• בעסק שמחובר לרשות המסים, לכל מי שמפיק או מבטל מסמכים יש אמצעי אימות משלו.

מקדמות ותחזית מס (במסלול בסיסי)

כמה לשלם עכשיו, וכמה להפריש לסוף השנה.

מקדמות

• מזינים את השיעור מהודעת פקיד השומה (בהרשמה, או ב"העסק" ← "מע"מ ומקדמות"), והמערכת מחשבת כל תקופה לפי המחזור, בניכוי מס שנוכה במקור.
• מסמנים מה שולם, ומקבלים תזכורת לפני כל מועד.

תחזית מס וביטוח לאומי

• כמה להפריש כל חודש למס הכנסה ולביטוח לאומי לפי הספרים, מול מה שמשלמים בפועל, כדי שלא תגיע הפתעה בסוף השנה. זו הערכה, לא שומה.

עסק זעיר (במסלול בסיסי)

השוואה בין שני מסלולי המס לפי הנתונים שלכם.

המסלול

• ניכוי קבוע של 30% מהמחזור במקום הוצאות לפי קבלות, דוח מקוצר ותיאום מס שנתי. זה מסלול במס הכנסה, נפרד מהמעמד במע"מ.
• המחשבון משווה את המס בשני המסלולים לפי הספרים, ומציין מה פוסל את המסלול (למשל הכנסה מהעסק שמגיעה מהמעסיק הנוכחי).

השאלון לדוח השנתי (במסלול פרימיום)

מה שרק אתם יודעים, בשביל הדוח השנתי.

איך זה עובד

• כמה שאלות על המשפחה, המשכורת וההפקדות, ומקבלים את שדות הדוח השנתי (1301) לפי הקוד הרשמי, עם האישורים לצרף.
• טיוטות 1320 ו-6111 (ו-1342 כשיש רכוש קבוע) מוכנות מהספרים, לבדיקה ולחתימה. ביזבייס לא מגישה את הדוח השנתי.

פרטי העסק, לוגו ומראה המסמכים

מה מופיע על כל מסמך, ואיך המסמכים נראים.

פרטי העסק

• שם, מספר עוסק, כתובת ופרטי קשר מופיעים על כל מסמך. סוג העסק קובע אילו מסמכים מותר להפיק.
• שינוי חל על מסמכים שיופקו מעכשיו. מסמך שכבר הופק נשאר כפי שהיה.

לוגו וחתימה

• מעלים לוגו (או יוצרים אחד ב-AI) ותמונה של החתימה. הם נדחסים לבד ומופיעים על המסמכים.

מראה המסמכים

• בוחרים תבנית, צבע וגופן, ורואים אותם מיד על מסמך לדוגמה עם הפרטים שלכם. מסמך שהופק שומר על המראה שהיה לו.

מעבר מעוסק פטור לעוסק מורשה

באמצע השנה, בלי לגעת במה שכבר הופק.

איך זה עובד

• בפרטי העסק בוחרים "עברתי לעוסק מורשה" ומזינים את תאריך התעודה. לפני השמירה מוצגת תצוגה מקדימה, והשינוי דורש אימות.
• עד התאריך מפיקים קבלות, וממנו חשבוניות מס. דוחות המע"מ מתחילים מהתקופה של המעבר, וההיסטוריה נשארת כפי שהייתה.

התיק לרו"ח (במסלול בסיסי)

קובץ אחד עם כל מה שרואה החשבון צריך, ובדיקה לפני ששולחים.

מה בתיק

• כל המסמכים המקוריים, הוצאות לפי סעיף עם המסמכים, טבלאות סיכום, קובץ במבנה אחיד וייצוא לחשבשבת.
• לפני השליחה רצה בדיקה: הוצאות בלי מסמך, מסמך ספק כפול, חשבונית גבוהה בלי מספר הקצאה, ועוד.

התיק החודשי

• בתחילת כל חודש התיק לחודש הקודם מוכן. נשלח לרו"ח רק באישורכם, והקישור תקף לזמן מוגבל.

רו"ח שלי

רו"ח שעובד על הספרים מתוך המערכת, לפי מה שאתם מאשרים.

החיבור

• שומרים את פרטי רו"ח, ואם רוצים שולחים לו קישור הצטרפות. הקישור חד-פעמי, תקף 30 יום, ומכיל את ההרשאה שבחרתם. שום דבר לא נשלח בלי לחיצה שלכם.
• החיבור נפתח אחרי שהמשרד של רו"ח אומת. מנתקים בלחיצה.

מה רואים

• מה המשרד רואה, יומן הצפיות בתיק, בקשות ושאלות ממנו (עם כפתורי תשובה), ומה שודר בשמכם לרשות המסים.
• המערכת פותרת לבד רק מה שבטוח והפיך, למשל צירוף מסמך מתיבת ההוצאות או איחוד כפילות זהה. כל צעד נשמר וניתן לביטול.

פורטל לרואי חשבון ויועצי מס

משרד, לקוחות, חריגים והגשות, במרחב נפרד.

המשרד

• פותחים משרד, מוסיפים אנשי מקצוע ועובדים. הרישיון נבדק לפני שרואים נתון של לקוח.
• אימות דו-שלבי לכל חבר משרד, אימות חוזר באישור דוח ובשידור, וסשן שמסתיים אחרי 30 דקות בלי פעילות.

העבודה

• לוח לקוחות עם מוכנות לדיווח, תור חריגים, תיק לקוח, בקשות מהלקוח והודעות.
• דוחות מע"מ, מקדמות ו-102 מוכנים מהספרים, עוברים סימולציה פנימית, ומשודרים בלחיצה אחרי אישור. שינוי בספרים אחרי האישור מבטל אותו.
• לוח מועדים לכל לקוח ולכל המשרד: מע"מ, מקדמות, 102, דוח שנתי, 126 ו-856, עם סטטוס וסימון של מה שבאיחור.
• דחייה של רשות המסים מוצגת כך, עם מה עושים עכשיו.
• מי שיש לו גם עסק משלו עובר בין "פורטל רואה חשבון" ל"העסקים שלי" בכפתור שבראש המסך.
• הפורטל צעד אחר צעד, מההצטרפות ועד השידור: "מדריך לרואי חשבון".

פרויקטים, שעות ורווחיות (במסלול בסיסי)

כמה נשאר בכיס מכל עבודה.

איך זה עובד

• פרויקט נפתח מהצעת מחיר שאושרה או ידנית. מה שסוכם, מה שחויב ומה ששולם מתעדכנים מהמסמכים.
• שעות עבודה נרשמות בשעון או ידנית, והוצאות משויכות לפרויקט.
• הרווח: מה שחויב (לפני מע"מ) פחות ההוצאות. לצידו רווח לשעה, והערכה של מס ההכנסה לפי המדרגה של העסק.

רווחיות ותמחור (במסלול פרימיום)

ממי ומאיזה מוצר מרוויחים באמת.

איך זה עובד

• רווח לפי לקוח, מוצר ופרויקט, רווח לשעה, ומחיר מומלץ לפי הנתונים שלכם. סיכום AI הוא אופציונלי.

מסמכים חוזרים (במסלול בסיסי)

לקוח קבוע: מגדירים פעם אחת.

איך זה עובד

• קובעים לקוח, סעיפים ומחזור (חודשי וכו'). בכל מחזור המערכת מכינה טיוטה ומודיעה.
• ההפקה עצמה תמיד באישורכם, כי מסמך שהופק לא משתנה.

רכוש קבוע ופחת (במסלול בסיסי)

מחשב, רכב או ציוד: נרשם פעם אחת, מופחת כל שנה.

איך זה עובד

• ציוד שנרכש נרשם ברשימת הרכוש עם תאריך ועלות, והפחת מחושב בקו ישר לפי חודשי השימוש ושיעור ברירת מחדל לכל סוג. רו"ח מאשר את השיעור.
• הרשימה משמשת את טופס 1342 ואת טיוטות הדוח השנתי.

ספרים כפולים (במסלול בסיסי)

פקודות יומן אוטומטיות ומאזן בוחן.

איך זה עובד

• כל מסמך והוצאה נרשמים כפקודת יומן לבד, וממנה מאזן בוחן ויומן. פקודה לא נמחקת: שינוי נרשם כפקודת ביטול ופקודה חדשה.
• פקודות ידניות עם טיוטה, יתרות פתיחה, נעילת תקופה וסגירת שנה. רווח והפסד ומאזן מוצגים כטיוטה לא מבוקרת.
• התאמת בנק: מעלים את תנועות הבנק ומתאימים אותן לספרים. ההתאמה לא משנה את הספרים, ועמלה או ריבית נרשמות רק אחרי שרואים את הפקודה ומאשרים.
• נפתח בהדרגה לעסקים.

מעבר מתוכנה אחרת

מעבירים מסמכים, לקוחות והוצאות בלי להתחיל מאפס.

שלוש דרכים

• קובץ במבנה אחיד: כל תוכנה רשומה יודעת להפיק אותו. הוא מעביר מסמכים, לקוחות, פריטים וחשבוניות רכש.
• תבנית אקסל או CSV: ללקוחות, מוצרים, הוצאות, או מסמכים מפנקס ידני.
• מסמך בודד: קבלה או חשבונית שהפקתם בתוכנה או באפליקציה אחרת. מצרפים את ה-PDF או תמונה, וממלאים סוג, מספר, תאריך, לקוח וסכום.

מה חשוב לדעת

• מסמך מיובא הוא העתק: לא מופק מחדש ולא נערך. המספור כאן ממשיך מהמסמכים של העסק עצמו, וייבוא של שנה קודמת לא מקפיץ אותו.
• תקופות מע"מ שכבר דווחו מהתוכנה הקודמת מסמנים כמדווחות, כדי שלא ידווחו פעמיים.
• מספיק לייבא מתחילת שנת המס. את הקבצים מהתוכנה הקודמת שומרים 7 שנים, כי החובה על העסק.
• ייבוא שגוי אפשר לבטל, כל עוד לא הופק אחריו מסמך.
• מסמך בודד נכלל בהכנסות ובדוחות, נשאר עם המספר שלו ולא משנה את המספור כאן. הקובץ נשמר איתו, ורישום שגוי מוחקים ב"ייבואים קודמים".

מספור מסמכים

למה המספור נעול, ואיך ממשיכים ממספור קודם.

הכלל

• לכל סוג מסמך מספר רץ, ומספר לא חוזר באותה שנת מס.
• מי שהפיק מסמכים קודם (בפנקס או בתוכנה אחרת) קובע פעם אחת את המספר האחרון שהפיק השנה, והמספור ממשיך ממנו. אחרי המסמך הראשון המספור אוטומטי.

חתימה אלקטרונית ושליחה דיגיטלית

מסמך דיגיטלי שנשלח ללקוח חתום, כמו מקור.

איך זה עובד

• מסמך שנשלח דיגיטלית נחתם בחתימה אלקטרונית מאובטחת של העסק. החתימה נוצרת במכשיר שלכם ונשמרת בו.
• הלקוח מקבל קישור למסמך, ויכול להוריד את המקור החתום.

צוות, בעלים והרשאות

מי עושה מה בעסק, וכל פעולה רשומה.

תפקידים

• מנהל, כספים (מפיק, מבטל ומזכה), הנהלת חשבונות (מפיק, בלי ביטול), רואה חשבון (צפייה וייצוא) וצפייה בלבד.
• בעלים יכול למנות בעלים נוסף מחברי הצוות, באישור מפורש. לעסק תמיד יש בעלים.

יומן פעולות

• כל פעולה נרשמת עם מי ביצע אותה ומתי, ואי אפשר לערוך או למחוק את היומן.

אבטחת החשבון

Face ID, טביעת אצבע ואישור לפעולות רגישות.

הכניסה

• כניסה עם Google או Apple, ואימות דו-שלבי: Face ID, טביעת אצבע, קוד המכשיר או אפליקציית אימות, וקודי שחזור.
• התנתקות מכל המכשירים בלחיצה.

אישור לפעולות רגישות

• תמיד: החלפת פרטי בנק, מינוי בעלים, הסרת אמצעי האימות האחרון וכיבוי הגנה.
• לבחירת העסק: הפקה, ביטול וזיכוי, ייצוא מלא ושליחה לרו"ח. כל משתמש יכול לבקש אישור גם לעצמו.
• אישור אחד מכסה כמה פעולות ברצף, ל-15 דקות.

כמה עסקים בחשבון אחד

כל עסק נפרד: ספרים, צוות, מסלול ומספור משלו.

איך זה עובד

• ב"העסק" ← "העסקים שלי" ← "פתיחת עסק נוסף". גם מי שהוזמן לעסק של מישהו אחר יכול לפתוח עסק משלו. עד 10 עסקים בבעלות.
• נקודה ליד עסק אחר אומרת שמחכה בו משהו.

האפליקציות לטלפון

אותו חשבון באייפון, באנדרואיד ובאתר.

איך זה עובד

• נכנסים עם אותו חשבון, ורואים את אותם עסקים ואותם נתונים. כל שינוי מופיע מיד בכל המכשירים.
• המסכים מתעדכנים לבד, בלי לחכות לעדכון בחנות.
• Face ID או טביעת אצבע בכניסה ובשינויים רגישים, התראות לטלפון, ושיתוף חשבונית ספק מוואטסאפ, מהמייל או מהקבצים ישר לתיבת ההוצאות.
• המסלול של העסק פעיל בכל המכשירים, באותו חשבון.
• באפליקציות אין מחירים ואין תשלום על מסלולים.

איך מורידים

• באתר, "האפליקציה לטלפון" בתחתית כל עמוד: בטלפון פותח את החנות המתאימה (או את האפליקציה, אם כבר מותקנת), ובמחשב מציג קוד לסריקה.
• באייפון, בספארי, מופיע גם פס קטן בראש האתר עם "פתיחה" או הורדה.

מצב תצוגה

ממוקד או מפורט, בהיר או כהה, וערכת הצבעים.

איך זה עובד

• ממוקד: ארבע לשוניות, ורק מה שחשוב על המסך. מפורט: התפריט המלא בצד וכל הפרטים גלויים. בשניהם יש את כל היכולות.
• במראה הממוקד אפשר לבחור בהיר, כהה או לפי הטלפון. ערכת הצבעים נשמרת בחשבון, כך שהאפליקציה והאתר נראים אותו דבר.

התראות ומועדים

מה מגיע לטלפון ולמייל, ומתי.

איך זה עובד

• מועד קרוב, תשלום שהגיע וחשבונית ספק שנקלטה: בפעמון, במייל ובהתראה לטלפון, לפי מה שבחרתם.
• שום התראה לא שולחת משהו בשמכם. היא רק מודיעה.

עוזר AI, חנות ואוטומציות (במסלול פרימיום)

שאלות על העסק בשפה חופשית, וחיבור לכלים חיצוניים.

העוזר בתוך המערכת

• כפתור "עוזר AI" בראש כל מסך פותח את העוזר מעל המסך, עם הקשר של המסך. הוא עוזר גם בהגשות, במע"מ ובמיסוי.
• העוזר החינמי פועל עם Google Gemini ולא רואה את נתוני העסק. לפני ההודעה הראשונה מאשרים פעם אחת, ואפשר לבטל ב"עדכונים ופרטיות".
• כל הצעה שלו (מסך, טיוטת מסמך, טיוטת הוצאה, משוב) מתבצעת רק אחרי שלוחצים. טיוטה שמאשרים נשמרת ב"טיוטות מעוזר AI" ונפתחת בטופס: בלי מספר, לא בספרים ולא נשלחת, ואתם מפיקים או שומרים בעצמכם.
• לא יודעים איזה מסמך להפיק? מתארים לעוזר מה קרה, למשל מקדמה מלקוח, והוא מסביר מה מתאים לסוג העסק שלכם ומציע טיוטה. ביטול או זיכוי עושים אתם, במסך המסמכים.
• "מה כדאי לעשות עכשיו" בראש העוזר מחושב מהנתונים שלכם במערכת עצמה, בלי לשלוח אותם לעוזר. השיחה נשמרת רק בלשונית ולא בשרת.

חיבורים

• עוזר AI חיצוני שקורא את נתוני העסק, ואם תאשרו גם מכין טיוטות. Zapier ו-Make. כל חיבור אפשר לנתק בלחיצה.
• חנות מקוונת: מסמך לכל הזמנה ששולמה.

עמותות וחל"צ

קבלות, קבלות על תרומות ותורמים.

מה מפיקים

• מלכ"ר מפיק קבלות בלבד, בלי חשבונית מס (חוק מע"מ, סעיפים 1 ו-47(א)). פעילות עסקית שרשומה כעוסק מנהלים בעסק נפרד.
• קבלה על תרומה (405) דורשת אישור סעיף 46 בתוקף לתאריך הקבלה, ומדווחת לרשות המסים בהפקה.

תורמים

• כרטיס תורם, ייעוד תרומה לפרויקט, והמועדים של רשם העמותות. ייצוא רשימת התורמים דורש אימות ונרשם ביומן.
• עמותות נפתחות בהדרגה.

גם שכירים

מה משתנה כשיש גם משכורת, ואזור השכיר.

בעסק

• ההכנסה מהעסק מצטרפת למשכורת. נקודות הזיכוי ניתנות בדרך כלל דרך המעסיק (טופס 101), ובדוח השנתי מצרפים את טופס 106.
• ב"מה צריך להגיש" מופיע הסבר מותאם על מקדמות, תיאום מס וביטוח לאומי.

אזור השכיר

• שכיר בלבד, בלי עסק, בוחר "אני שכיר בלבד" בהרשמה. מאז כל כניסה פותחת את בדיקת החזר המס, עם תפריט קצר: החזר מס, אבטחת החשבון ופתיחת עסק.

בדיקת החזר מס

• בוחרים שנה (אחת משש שנות המס האחרונות שהסתיימו) ומעלים טופס 106, ספח, אישורים מקופות הפנסיה וקבלות על תרומות.
• הבינה המלאכותית קוראת את המסמכים רק אחרי הסכמה נפרדת, ואפשר לבדוק ולתקן כל ערך.
• מקבלים הערכה אם מגיע החזר, לפי הנתונים של החוברת הרשמית לאותה שנה (שנה שעוד אין לה נתונים מסומנת כך, ואפשר כבר להעלות לה מסמכים), ומדריך למילוי הבקשה.
• זו הערכה ולא שומה, ושום דבר לא נשלח לרשות המסים: מגישים בעצמכם באזור האישי.

מסלולים ותקופת ניסיון

מה חינם, מה בתשלום, ומה קורה בסוף הניסיון.

המסלולים

• מסמכים תמיד בחינם: קבלות, חשבוניות, הצעות, זיכויים ושליחה.
• בסיסי: ניהול העסק, כלומר הוצאות, מע"מ, חובות, פרויקטים, מלאי, תיק לרו"ח ותזכורות.
• פרימיום: קליטה אוטומטית עם זיהוי, דוח מע"מ מפורט, טיוטות לדוח השנתי, רווחיות ותמחור, וחיבור לחנויות ולעוזרי AI.

תקופת הניסיון

• עסק חדש מקבל חודש של פרימיום מלא, בלי כרטיס אשראי. בסוף החודש חוזרים לחינם בלי חיוב, והנתונים נשמרים.

תשלום וניהול המנוי

• מצטרפים למסלול באתר, בדף "מסלולים ומחירים". התשלום נעשה דרך ספק תשלומים חיצוני, שהוא המוכר הרשום ומנפיק את החשבונית.
• "המנוי שלי" מראה את המסלול ותאריך החידוש. עדכון כרטיס וביטול נעשים ב"ניהול המנוי והתשלום".
• באפליקציות אין מחירים ואין תשלום. המסלול שנבחר באתר חל גם בהן.

חבר מביא חבר

• בדף המסלולים יש קישור של העסק לשיתוף. על כל עסק שמצטרף דרכו ומתחיל לעבוד באמת מקבלים חודשי פרימיום. הכללים המלאים בדף.

ביטול

• ביטול חידוש משאיר את המנוי עד סוף התקופה ששולמה, ואפשר לחדש עד אז בלחיצה.
• אפשר לבטל גם בלי להיכנס לחשבון, בדף "ביטול מנוי" בתחתית האתר, או בטלפון וב-WhatsApp. כל בקשה מקבלת מספר אסמכתה.